En interview avec Nicholas Hommers, DSI de Behrens & Schuleit GmbH

La numérisation des processus figure en tête de liste des priorités pour les PME allemandes. Pourtant, de nombreuses entreprises se rendent rapidement compte que la gestion des documents internes nécessite une planification prospective. Behrens & Schuleit s’occupe du thème de la gestion documentaire pour les entreprises depuis plus de 90 ans. En effet, une structuration et une gestion optimales des documents propres à l’entreprise constituent la base et déterminent de manière décisive le succès commercial.

Ce prestataire de solutions renommé de Düsseldorf a mis en œuvre avec succès, chez ses clientes et clients, de nombreuses approches de bonnes pratiques issues de divers secteurs, allant de l’automatisation du processus de factures entrantes à la gestion numérique des dossiers du personnel, en passant par la gestion numérique de flottes et l’administration électronique des stocks. Une raison de plus pour nous de discuter avec son DSI Nicholas Hommers des points de douleur les plus fréquents et insoupçonnés liés aux documents analogiques et aux processus de travail (de) sous-jacents, ainsi que de la manière dont leur numérisation génère une durabilité variée.

DIGITAL FUTUREmag : Monsieur Hommers, est-ce que vous, vos collègues, utilisez encore des documents papier quelque part ?

Nicholas Hommers : Seulement dans quelques rares domaines et uniquement là où peu de papier est utilisé. Comme dans d’autres entreprises familiales, de nombreux processus se sont développés historiquement au fil des décennies chez nous aussi, de sorte que nous avons également eu besoin de temps pour représenter nos propres processus de travail de manière numérique.

DIGITAL FUTUREmag : La question qui préoccupe de nombreuses entreprises est la suivante : par où et comment commencer la numérisation ? Behrens & Schuleit est présent dans tous les secteurs. Peut-on ici donner une réponse générale ? Et si oui, quelle serait-elle ?

Nicholas Hommers : Dans chaque entreprise, il existe des processus plus petits qui génèrent une charge de travail manuel importante. Souvent, il s’agit de processus qui peuvent être numérisés et optimisés avec relativement peu d’efforts. Nous les appelons des « quick wins ». C’est par là que nous commençons toujours avec nos clientes et clients. Par ailleurs, il existe aussi souvent des processus qui devraient être mieux numérisés en raison d’exigences légales. Ceux-ci ont naturellement une priorité élevée.

DIGITAL FUTUREmag : La numérisation des processus est un terme qui ne doit pas manquer dans la gestion. Ne serait-il pas préférable d’optimiser d’abord les processus existants avant de commencer la numérisation ? Les activités mal exécutées manuellement ou organisées sous forme imprimée ne deviennent pas forcément meilleures grâce à la numérisation...