Interview mit Dr. Andreas Kohne und Nils Brechbühler

Auteur: Sillicon Import Bot
Date de publication: 4 octobre 2024
Dernière modification: 24 septembre 2026

Im exklusiven Interview mit Silicon Valley Europe sprechen Dr. Andreas Kohne und Nils Brechbühler über die größten Hürden, die Kommunen bei der Digitalisierung bewältigen müssen. Themen wie die Missverständnisse um Digitalisierung als IT-Projekt, die Auswahl der richtigen Technologien und die Einbindung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter stehen dabei im Fokus. Beide Experten beleuchten die Chancen und Risiken der digitalen Transformation und erläutern, wie eine zielgerichtete Umsetzung Kommunen nicht nur modernisiert, sondern auch effizienter und bürgerfreundlicher macht. Ein spannender Austausch über die Zukunft der digitalen Verwaltung!

Welche sind Ihrer Meinung nach die größten Herausforderungen, die Kommunen aktuell bei der Digitalisierung haben?

Dr. Andreas Kohne: Digitalisierung wird oft als reines IT-Projekt verstanden. Häufig dabei werden Abläufe einfach digitalisiert, ohne sie erst einmal dafür fit zu machen. Außerdem werden oft diejenigen vergessen, die die Digitalisierung am meisten betrifft: die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Veränderungen führen nicht selten zu Unsicherheiten und müssen daher erklärt und verständlich gemacht werden.

Nils Brechbühler: Dazu kommt die Unsicherheit bei der Auswahl und Implementierung der richtigen Technologien – es gibt oft so viele Optionen, dass es schwerfällt, die für die jeweilige Kommune passenden Lösungen zu finden. Denn neben technischen und finanziellen sind z.B. auch rechtliche und datenschutzbezogene Anforderungen zu beachten. Und die Implementierung ist keineswegs nur das Installieren einer IT-Lösung.

Aus welchem Grund beschäftigen sich Kommunen denn mit der Digitalisierung?

Nils Brechbühler: Grundsätzlich wird die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung

maßgeblich durch entsprechende Gesetzgebung vorangetrieben. Außerdem ergeben sich für Kommunen durch digitale Lösungen zahlreiche Vorteile. Richtig umgesetzt entlastet die Digitalisierung die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, bspw. durch Automatisierung oder Optimierung der Informationsqualität. Zudem werden die Nachvollziehbarkeit von Vorgängen und auch die Zusammenarbeit innerhalb der Kommune verbessert.

Außerdem ermöglichen digitalisierte Prozesse einen besseren und transparenteren Service für Bürgerinnen, Bürger und Unternehmen. Lösungen wie Onlinedienste oder KI-gestützte Chatbots automatisieren und beschleunigen die Kommunikation und vereinfachen Behördengänge. Kommunen können damit den Erwartungen an eine moderne Verwaltung gerecht werden.

Wie können Kommunen dabei unterstützt werden die Herausforderungen der Digitalisierung zu meistern?

Dr. Andreas Kohne: Neben den finanziellen Voraussetzungen und den rechtlichen, organisatorischen und technischen Rahmenbedingungen brauchen Kommunen einen kompetenten Partner. Dieser muss sie mit Erfahrung und Pragmatismus unterstützen, Konzepte und Technologien erklären und gemeinsam mit ihnen aufkommende Hürden überwinden. Sie brauchen einen Partner, der nicht nur Strategien entwickelt, sondern auch umsetzt.

Welche Risiken entstehen, wenn Digitalisierungsprojekte nicht zielgerichtet umgesetzt werden?

Dr. Andreas Kohne: Es können hohe, unnötige Kosten entstehen und Anforderungen unerfüllt bleiben, wenn Technologien nicht nachvollziehbar und bedarfsgerecht ausgewählt werden. Falls digitale Lösungen nicht auf etablierte Prozesse passen, kommt es zu Ineffizienzen, es treten Fehler auf oder die Prozesse funktionieren mit dieser digitalen Lösung schlichtweg nicht.

Außerdem führen Veränderungen immer zu Verunsicherung und nicht selten entstehen Sorgen und Ängste bei den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Die Lösung hierfür ist, das Warum zu erklären und verständlich machen. Vielmehr kann es sinnvoll oder gar notwendig sein, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aktiv in den Veränderungsprozess miteinzubeziehen.

Welche Schritte sollten Kommunen Ihrer Erfahrung nach unternehmen, um Digitalisierungsprojekte erfolgreich zu starten?

Nils Brechbühler: Zu Beginn sollte die Kommune eine umfassende und realistische Potenzialanalyse durchführen. Damit findet sie unter anderem die größten Chancen und auch Möglichkeiten für kleine, schnelle Erfolge („Quickwins“). Auf diese sollte sich die Kommune dann zuerst konzentrieren. Darüber hinaus sollten die Mitarbeiter frühzeitig eingebunden und regelmäßig geschult werden. Dazu muss ein Veränderungs- und Kommunikationsplan entworfen werden, der individuell auf die Kommune abgestimmt ist.

Welche Technologien oder Tools haben sich in Ihren Projekten als besonders effektiv für Kommunen erwiesen?

Nils Brechbühler: Das hängt natürlich nicht zuletzt von der Ausgangssituation der Kommune als auch von dem geplanten Ziel ab. Wir sehen, dass vor allem in drei Bereichen viel Potenzial steckt.

Viele Kommunen stehen vor der Frage, wie sie das Wissen ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter digital erfassen, aufbereiten und bereitstellen können, damit zum Beispiel bei einem Personalwechsel die Einarbeitung möglichst effektiv durchgeführt werden kann.

Darüber hinaus bewegt viele Kommunen das Thema der digitalen Kommunikation und Kollaboration. Das geht weit über die klassische E-Mail hinaus. Da sprechen wir über Kommunikationsplattformen wie Microsoft Teams, die Verwendung von Cloud Computing oder auch das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten in Echtzeit.

Dr. Andreas Kohne: Schließlich ist auch das Thema Künstliche Intelligenz für Kommunen interessant und wichtig. Die Tatsache, dass kommunale Prozesse auf Daten und Informationen aufbauen und die Art der Tätigkeiten bieten viel Potenzial für Arbeitserleichterungen und Automatisierungen. Etwas, das im Kontext eines Personalmangels immer relevanter wird.

Wie können Kommunen damit umgehen, wenn sie sich mit solchen Themen auseinandersetzen möchten, aber nicht wissen, wo sie anfangen sollen?

Dr. Andreas Kohne: Kommunen können in allen Bereichen der Digitalisierung auf zahlreiche Angebote und Möglichkeiten zurückgreifen, mit denen sie sich Expertise aneignen können. Das heißt nicht, dass sich eine Kommune zwangsläufig selbst zur Expertin der Digitalisierung entwickeln muss. Vielmehr ist es zielführend, ein gutes Maß an Wissen aufzubauen und mit Partnerinnen und Partnern zusammenzuarbeiten.

Die Optionen sind vielfältig. Auf Bundes-, Landes- oder auch kommunaler Ebene existieren verschiedene Angebote zur Weiterbildung und Umsetzung digitaler Vorhaben. Auch Beratungsunternehmen und Bildungsträger können hinzugezogen werden, um Kompetenz bei Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern aufzubauen oder auch um Digitalisierungsprojekte umzusetzen.

Was passiert, wenn Kommunen jetzt nicht aktiv werden?

Nils Brechbühler: Die Welt der Digitalisierung entwickelt sich schnell weiter. Wenn wir einmal gucken, was in den letzten zwei Jahren alleine im Kontext des OZG umgesetzt wurde, wird klar, dass in der Verwaltungsdigitalisierung viel Bewegung drin ist. Auch Themen wie Augmented Reality oder Virtual Reality rücken in den Fokus und eröffnen komplett neue Möglichkeiten. Nicht zuletzt sehen wir die rasante Geschwindigkeit beim Thema Künstliche Intelligenz, das für viele vor zwei Jahren noch überhaupt nicht präsent war, heute aber bereits in der Verwaltung zum Einsatz kommt. In der Wirtschaft schreitet die Entwicklung noch rasanter fort. Dort ist es bereits normal, schnell und unkompliziert online zu kaufen, Zugang zu Wissen in Form digitaler Produkte zu haben oder interaktiv mit smarten Chatbots zu kommunizieren.

Wenn Kommunen jetzt nicht aktiv werden, riskieren sie, den Erwartungen der Bürgerinnen und Bürger nicht mehr gerecht zu werden. Da wird schon heute die durchaus verständliche Frage gestellt, weshalb man ein Auto online kaufen aber dann nicht online anmelden kann. Oder weshalb Anträge von Bürgerinnen und Bürgern zwar handschriftlich ausgefüllt, aber vor Ort dann wieder händisch ins Fachverfahren übertragen werden müssen.

Doch auch für die Kommune selbst ist es von äußerster Wichtigkeit, die sich bietenden Chancen zu ergreifen. Blicken wir einmal kritisch auf die Menge an aktuellem Verwaltungsaufwand und den sich abzeichnenden, gravierenden Personalmangel. Dann ist es absolut notwendig, die Chancen der Digitalisierung zu nutzen, um Abläufe zu beschleunigen, Personal zu entlasten und Kommunen jeglicher Größe zukunftsfähig aufzustellen.

Welche positiven Veränderungen haben Sie in Kommunen beobachtet, die den Schritt zur Digitalisierung erfolgreich gegangen sind?

Dr. Andreas Kohne: In Kommunen, die digitale Lösungen nutzen und diese zielführend und effektiv eingeführt haben, sehen wir vor allem schnellere und bürgerfreundlichere Verwaltungsprozesse. Auch die Zusammenarbeit innerhalb der Verwaltung wird deutlich effizienter und für alle Beteiligten transparenter. Das Potenzial für Fehler wird genauso reduziert wie interne Kosten. Feedback von Bürgerinnen und Bürgern zeigt zudem, dass die Zufriedenheit steigt und die eine oder der andere durchaus überrascht ist, was bereits heute komplett online alles möglich ist.

Nun ist die Digitalisierung ein komplexes Vorhaben, vor dem viele sicherlich Respekt haben. Was ist aus Ihrer Sicht der wichtigste Erfolgsfaktor für die kommunale Digitalisierung?

Nils Brechbühler: Wir haben kürzlich in 6 Monaten alle Kommunen eines Bundeslands an einen Onlinedienst angebunden. In dem Rahmen haben wir eine Befragung der Kommunen durchgeführt und das Ergebnis war eindeutig. Der wichtigste Erfolgsfaktor war: Komplexitätsreduktion.

Die Technik ist unweigerlich komplex, genauso wie die notwendigen Strukturen und Abläufe. Daher ist es entscheidend, all die dafür notwendigen Informationen für die Kommune sinnvoll und zielgerichtet aufzubereiten und zu erklären. Manchmal sind dafür technische Details notwendig. Manchmal ist es besser, gemeinsam nur den Weg zu gehen und Details einmal Details sein zu lassen. Ein erfahrener Digitalisierungspartner kann diesen Weg mit der Kommune so gestalten, dass er zielführend und effektiv ist.

Herr Kohne, was ist Ihr wichtigster Tipp für Kommunen, die digitaler werden möchten?

Dr. Andreas Kohne: Wenn Sie sich heute als Kommune bereits Gedanken machen, dann sind Sie den ersten wichtigen Schritt schon gegangen. Im Buch „Der kleine Prinz“ heißt es sinngemäß: Um hinzukommen, musst du schon einmal dagewesen sein. Arbeiten Sie mit einem erfahrenen und pragmatischen Partner zusammen, der Digitalisierung nicht nur angemessen erklärt, sondern auch den Weg dahin zusammen mit Ihnen geht.